Come fare la PEC: guida completa per attivare la Posta Elettronica Certificata

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è diventata ormai uno strumento indispensabile sia per i professionisti sia per i cittadini. Sempre più spesso si sente parlare di obblighi legati alla PEC: imprese, liberi professionisti e persino privati devono dotarsene per poter comunicare in maniera ufficiale con la Pubblica Amministrazione, con i fornitori e con i clienti.

Ma come si fa la PEC? Quali sono i costi? Quali provider scegliere? E soprattutto: come si usa correttamente? In questa guida completa ti spiegherò tutto quello che serve sapere per attivare e utilizzare la PEC, passo dopo passo.

Che cos’è la PEC e a cosa serve

La PEC è un sistema di posta elettronica che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo significa che inviare una PEC equivale ad inviare una comunicazione certificata, con validità giuridica.

Non è un semplice indirizzo email: i messaggi inviati tramite PEC vengono certificati dai gestori accreditati e viene rilasciata una ricevuta che attesta l’invio e la consegna. Per questo motivo è sempre più utilizzata per comunicazioni ufficiali: contratti, fatture, bandi pubblici, comunicazioni con enti e PA.

Chi deve avere una PEC

L’obbligo di avere una PEC riguarda principalmente imprese e professionisti iscritti a un albo (avvocati, commercialisti, ingegneri, architetti, medici). Dal 2020, infatti, tutte le aziende e i liberi professionisti devono comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese.

Per i privati cittadini la PEC non è obbligatoria, ma è comunque molto utile:

• per inviare documenti alla Pubblica Amministrazione senza recarsi fisicamente allo sportello;
• per risparmiare tempo e denaro rispetto a una raccomandata cartacea;
• per avere la certezza legale della consegna di una comunicazione.

Come scegliere un gestore PEC

Il primo passo per attivare una PEC è scegliere il provider. In Italia i principali gestori accreditati sono: Aruba, Poste Italiane, Register, Legalmail, Namirial, Infocert.

Ogni provider offre diversi pacchetti, che variano in base allo spazio di archiviazione, alla durata dell’abbonamento e alle funzioni aggiuntive. Il costo annuale può andare dai 5 ai 50 euro circa, a seconda delle opzioni scelte.

Per scegliere il gestore più adatto, valuta:

• il prezzo e la durata del piano;
• lo spazio di memoria offerto;
• la presenza di app mobile e strumenti di gestione avanzata;
• l’affidabilità del provider.

Come fare la PEC: guida passo passo

Attivare una PEC è un’operazione semplice, che richiede pochi minuti. Vediamo i passaggi principali.

1. Registrazione sul sito del provider

Vai sul sito del gestore scelto e seleziona il piano più adatto alle tue esigenze. Ti verrà richiesto di inserire i dati personali (nome, cognome, codice fiscale) o quelli aziendali se sei una partita IVA o una società.

2. Scelta dell’indirizzo PEC

Potrai scegliere il tuo indirizzo, ad esempio: [email protected]. Alcuni provider permettono anche di collegare la PEC a un dominio personalizzato.

3. Invio dei documenti di riconoscimento

Per attivare la PEC è necessario inviare copia del documento d’identità e del codice fiscale, così che il provider possa verificare i dati. Questa procedura è fondamentale per garantire la validità legale del servizio.

4. Pagamento

Una volta completata la registrazione, dovrai procedere al pagamento del servizio scelto. Il costo varia a seconda della durata (1, 2 o 3 anni) e dello spazio disponibile.

5. Attivazione

Dopo la verifica dei documenti e del pagamento, riceverai le credenziali di accesso via email. A questo punto la tua PEC sarà attiva e pronta per essere utilizzata.

Come usare la PEC

La PEC funziona come una normale email, ma con alcune differenze. Puoi accedervi via webmail dal sito del provider, tramite client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) o da app per smartphone.

Quando invii un messaggio con PEC, ricevi due ricevute:

• una di accettazione, che conferma che il gestore ha preso in carico il messaggio;
• una di consegna, che certifica che il messaggio è stato recapitato al destinatario.

Queste ricevute hanno valore legale e possono essere utilizzate in caso di contenzioso.

PEC gratuita: è possibile?

In passato esisteva la “PEC gratuita” offerta dal Governo tramite il servizio PostaCertificat@ (CEC-PAC), ma oggi non è più attiva. Al momento non ci sono servizi PEC completamente gratuiti: tutti i provider prevedono un costo annuale, anche se spesso molto basso.

Esistono però alcune offerte promozionali che permettono di avere la PEC gratis per il primo anno. È il caso, ad esempio, di Aruba o Poste, che periodicamente lanciano promozioni dedicate.

PEC e SPID: quali differenze?

Molti confondono PEC e SPID, ma si tratta di strumenti diversi.

• Lo SPID è l’identità digitale che permette di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione.
• La PEC serve invece a inviare comunicazioni con valore legale.

I due strumenti sono complementari: ad esempio, puoi accedere a un bando con SPID e poi inviare la documentazione tramite PEC.

Vantaggi della PEC

Attivare una PEC offre numerosi vantaggi:

• validità legale pari a una raccomandata;
• comodità e velocità di invio;
• riduzione dei costi rispetto alla posta cartacea;
• maggiore sicurezza grazie alla certificazione dei messaggi.

Limiti e svantaggi della PEC

La PEC, però, non è esente da limiti. Non sostituisce le email tradizionali per l’uso quotidiano: è pensata per comunicazioni ufficiali. Inoltre, non tutti i Paesi riconoscono la validità legale della PEC, che rimane uno strumento principalmente italiano.

Domande frequenti sulla PEC

Quanto costa una PEC?
Dipende dal provider, ma in media tra i 5 e i 20 euro all’anno per un uso base.

Quanto tempo ci vuole per attivarla?
Generalmente pochi minuti, se i documenti sono inviati correttamente.

Posso avere più di una PEC?
Sì, è possibile attivarne più di una, anche con provider diversi.

La PEC scade?
Sì, va rinnovata secondo il piano scelto. Se non la rinnovi, il servizio viene sospeso.

Conclusioni

Saper attivare una PEC è oggi fondamentale per chiunque debba comunicare con la Pubblica Amministrazione o con aziende. L’attivazione è rapida e il costo è contenuto, soprattutto se rapportato ai vantaggi che offre.

Che tu sia un libero professionista, un imprenditore o un privato cittadino, avere una PEC ti permette di risparmiare tempo, soldi e di avere sempre una prova legale delle tue comunicazioni.